PROCEDURA DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI (CD. POLICY WHISTLEBLOWING)

DEL CONSORZIO AGRARIO DEL NORDEST SOC.COOP.

Informativa sulla protezione dei dati personali

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 - GDPR)

La gestione delle segnalazioni è disciplinata da regolamento interno e comunicata agli interessati attraverso la policy whistleblowing, pubblicata sulla piattaforma digitale dedicata alle segnalazioni, denominata “Legality Whistleblowing” (la “Piattaforma”).

1. IDENTITA’ E CONTATTI DEL TITOLARE, DEI RESPONABILI DEL TRATTAMENTO, DEL DATA PROTECTION OFFICIER

Titolare del trattamento dei dati personali è il Consorzio Agrario del Nordest Soc. Coop, in sigla Agrinordest, Via Francia n. 2, 37135 Verona – Italia, C.F.- P.IVA e R.I. di Verona 03335760231 - Albo Soc. Coop. N. A109001 Sez. Consorzi Agrari (tel. 045/8270555 mail ordinaria: privacy@agrinordest.it – pec: privacy_agrinordest@pec.it.

Il Data Protection Officier (in sigla DPO), nominato ai sensi dell’art. 37 del Reg. UE 2016/679 è l’Avv. Verusca Grendene - mail ordinaria: dpo@agrinordest.it; Pec: verusca.grendene@ordineavvocativicenza.it.

Responsabili del trattamento dei dati personali (art. 28 GDPR):

• Digital P.A., con sede legale in Cagliari, Via San Tommaso, 18/a: fornitore della piattaforma digitale dedicata denominata “Legality Whistleblowing” utilizzata per la gestione delle segnalazioni.
• Gestore del canale di segnalazione (il “Gestore del Canale”): gestore del canale di segnalazione con riferimento alle violazioni di cui al Decreto 24/2023 e/o al Decreto 231/2001 riguardanti la Società, se costituito da un soggetto esterno alla società stessa, ai sensi e per gli effetti di cui all’Art. 4, comma 2, del Decreto 24/2023;

2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI

I dati personali raccolti e trattati nell’ambito di una segnalazione possono includere:

• dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del segnalante (nel caso di segnalazioni non anonime) nonché di eventuali persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e facilitatori, come definiti dalla policy whistleblowing (di seguito, anche “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail), dati della rapporto giuridico tra Segnalante e la Società (es.: funzione lavorativa, dipartimento di appartenenza, incarico nel contesto della relazione contrattuale con un fornitore della Società, ecc.).
• categorie particolari di dati di cui agli artt. 9 e 10 del GDPR, qualora inserite nella Segnalazione.

I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza e, in particolare, attraverso la piattaforma digitale dedicata denominata “Legality Whistleblowing” che garantisce la protezione del segnalante “by design”, mediante separazione tecnica dei dati identificativi dal contenuto della Segnalazione (i.e. impossibilità di accesso diretto ai dati di registrazione di una segnalazione anonima da parte delle funzioni di gestione) nonché adeguati sistemi di crittografia per la trasmissione e la conservazione dei dati.

3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I dati personali forniti dal segnalante verranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto e l’adozione dei conseguenti provvedimenti, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• gestione della segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
• adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
• difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

Le Segnalazioni non potranno essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse: sono pertanto esclusi ulteriori trattamenti di dati personali per finalità diverse dalla gestione delle segnalazioni (art. 5 par. 1 lett. b) GDPR). 

La base giuridica del trattamento è la seguente:

• un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lettera c) del GDPR);
• il legittimo interesse del Titolare del trattamento (art. 6, par. 1 lett. f) del GDPR);
• ove necessario, per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 9, par.2, lettera f) del GDPR.);
• il consenso del Segnalante, per le Segnalazioni raccolte tramite la Piattaforma, nonché in caso di registrazione degli avvenuti incontri (art. 6, par.1 lett. a) del GDPR).

Qualora la segnalazione pervenga ad un soggetto non competente a riceverla o gestirla, quest’ultimo provvederà al tempestivo inoltro al gestore del canale ritenuto competente.

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

4. OBBLIGO GENERALE DI RISERVATEZZA

L’identità del segnalante nonché qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente tale identità, non possono essere rivelate senza il consenso espresso del medesimo segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, in quanto espressamente autorizzate a trattare tali dati.

In aggiunta la Società rende noto quanto segue:

• nell’ambito di un procedimento penale l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti dell’articolo 329 del c.p.p.;
• nell’ambito di un procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
• nell’ambito di un procedimento disciplinare l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

5. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI. MODALITÀ E LOGICA DEL TRATTAMENTO

La segnalazione e i relativi eventuali allegati sono conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni (5 anni) a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura al segnalante, da parte del Gestore del Canale (art. 14, c.1 del D.lgs. 24/2023) nel rispetto degli obblighi di riservatezza in precedenza citati nonché del principio di “limitazione della conservazione” di cui all’art. 5, par. 1 lett, e) del GDPR. 

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

La segnalazione in formato cartaceo (ove il Segnalante preferisca avvalersi di tale modalità in alternativa alla piattaforma digitale dedicata denominata “Legality Whistleblowing”) è archiviata in fascicoli, separati da altra documentazione, ed è custodita in armadi chiusi a chiave ad accesso limitato alle sole persone specificamente formate che agiscono sulla base di specifiche istruzioni fornite dalla società ciascuna Società e nominate responsabili o autorizzate al trattamento dei dati personali (art. 28 del GDPR ovvero 29 GDPR  art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.).

6. COOKIES

Nessun dato personale degli utenti viene implicitamente acquisito dalla Piattaforma.

Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookies persistenti per il tracciamento degli utenti.

Vengono utilizzati esclusivamente cookies tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L'uso dei cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell'utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l'esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.

7. CATEGORIE DI SOGGETTI TERZI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati personali raccolti nell’ambito della Segnalazione potrebbero essere comunicati a soggetti terzi espressamente individuati nella normativa di settore.

In particolare, i dati personali potranno essere comunicati alle categorie di seguito indicate:

• consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.),
• società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale,
• società di Revisione/auditing,
• agenzie investigative,
• Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

Sono escluse le comunicazioni di dati personali ai Paesi UE e Extra UE.

8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Qualora voleste opporvi al trattamento dei Suoi dati per le finalità indicate, o anche solo ad una o alcuna di esse, potrete darne comunicazione in ogni momento al Titolare del trattamento ad uno dei recapiti individuati al precedente paragrafo I.

In relazione ai predetti trattamenti potrete esercitare tutti i diritti di cui all’art.7 del D.lgs. 196/03 03 e degli artt. 15,16,17 e 18 del Reg. Ue. 2016/679, tra cui in particolare, il diritto di conoscere i Suoi dati registrati, ottenerne la cancellazione quando consentito dalla legge, l´aggiornamento, la rettifica o l´integrazione, la limitazione opporVi a trattamenti specifici, ottenere la portabilità dei dati. Vi informiamo che ai sensi e per gli effetti dell’art. 13, comma 2 lett. D) del Reg. Ue 2016/679 è possibile proporre reclamo all’Autorità di controllo, ove ne sussistano i presupposti. Ci riterremo, pertanto, autorizzati ad utilizzare i Suoi dati, ai fini e nei limiti di quanto sopra indicato, fino a diversa comunicazione da parte Sua, che dovrà pervenirci per iscritto presso la sede del Titolare come individuato nel presente documento.

I diritti di cui sopra non potranno essere esercitati con richiesta al Titolare del trattamento né con reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali qualora dall’esercizio dei medesimi diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto all’identità della persona del segnalante che abbia segnalato violazioni di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro e/o delle funzioni svolte (art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.).

Infine si precisa che se la Segnalazione proviene da un soggetto legato da un rapporto di lavoro o collaborazione con una tra le Società, tale informativa si intende integrativa dell’informativa resa al personale da ciascuna Società per la gestione del rapporto di lavoro.

17 dicembre 2023                                                                                                         ll Presidente pro tempore